Les principaux registres obligatoires du personnel

1-REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

2-DOCUMENT UNIQUE D ‘EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS OU DUERP

3-AFFICHAGE OBIGATOIRE

4-REGISTRE SPECIAL DU REPOS HEBDOMADAIRE


-REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL (LIVRE D’ENTREE/SORTIE) jusqu’à 750 € d’amende par salarié

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Sa tenue est obligatoire dès le 1ᵉʳ salarié embauché, peu importe l’effectif de l’entreprise. Il a pour but de tenir à jour la liste des salariés et doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires.

L’absence de registre du personnel et/ou le non respect des mentions obligatoires sont constitutifs d’une infraction qui peut être punie d’une amende s’élevant à ce jour à 750€ par salarié.

DEFINITION 

Il d’agit donc d’un registre obligatoire à tenir par l’employeur quelle que soit la taille de son entreprise et le nombre de salariés.

Cependant deux exceptions existent : Il n’est pas nécessaire  de tenir un registre unique du personnel pour les particuliers employeurs (garde d’enfants…) et pour les associations ayant recours au chèque emploi associatif.

CE QUE DIT LA LOI

C’est le code du travail qui précise la législation relative au registre unique du personnel dans les articles suivants :

Il doit être tenu dans l’ordre chronologique des embauches et les mentions doivent être écrites de façon indélébile.

La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de tout établissement où sont employés des salariés. Par Conséquent : si l’entreprise comporte plusieurs établissements répondant à cette condition, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre unique du personnel.

CONTENU ET CONSULTATION

Pour chaque salarié y compris les stagiaires, les personnes en service civique, les salariés détachés par un prestataire de services et le personnel intérimaire, doivent figurer les informations suivantes dans le registre unique du personnel :

  • nom et prénom,
  • nationalité,
  • date de naissance,
  • sexe,
  • emploi,
  • qualification,
  • dates d’entrée et de sortie de l’établissement
  • lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation,
  • pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
  • pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »,
  • pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,
  • pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier,
  • pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »,
  • pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

En outre, une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE ; ou aux délégués du personnel lorsque cette instance est encore présente dans l’entreprise) et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale.

Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y sont employés.

Ce registre peut être tenu sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE).

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs, il est nécessaire, pour chaque contrat, d’indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d’entrée et de sortie correspondante.

Le registre unique du personnel doit être tenu à disposition du personnel du CSE et des agents de l’État chargés de l’application du Code du Travail et du Code de la Sécurité Sociale – c’est à dire notamment, des agents de l’inspection du travail ainsi que des agents de l’Urssaf.

En application du règlement européen général sur la protection des données personnelles (RGPD), le salarié peut avoir accès au registre du personnel pour les informations qui le concernent uniquement. L’employeur doit donc lui mettre également à disposition ses informations s’il en fait la demande.

FORMAT DU REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Si l’employeur choisit d’utiliser un autre moyen que le support papier – informatique notamment – celui-ci doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

En version papier, il doit être tenu avec une encre indélébile dans un cahier relié avec des pages numérotées qui ne peuvent pas se détacher. Pour être conforme à la législation, le registre unique du personnel ne doit pas être modifiable.

La version numérique peut être utilisée si celle-ci permet :

  • la présentation des mentions concernant les salariés par ordre d’embauchage ou de mise à disposition ;
  • la mise à jour immédiate du support de substitution concernant les mentions relatives à l’embauchage d’un salarié ou à un changement de situation ;
  • l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales.


-DOCUMENT UNIQUE D’EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS (DUERP) – contravention jusqu’à 3000 €

Le document unique d’évaluation des risques (DUER) est obligatoire dans toutes les entreprises dès l’embauche du premier salarié. Le DUER doit lister les risques professionnels encourus par les travailleurs et les actions de prévention et de protection qui en découlent.

L’évaluation des risques professionnels relève de la responsabilité de l’employeur, et s’inscrit dans le cadre de son obligation générale d’assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés.

IDENTIFICATION DES DANGERS

Il s’agit de lister les risques qu’un équipement, un procédé ou un produit peut causer à la santé du personnel.

L’identification des risques correspond à l’exposition aux dangers identifiés lors de l’évaluation des risques. Les risques doivent être recensés selon des critères propres à l’entreprise (fréquence d’exposition, gravité par exemple), puis classés. Ce classement permet d’établir des priorités et de faciliter la planification des mesures de prévention et de protection à mettre en œuvre.

Les actions de prévention et de protection doivent être proposées pour prévenir les risques et améliorer la sécurité du salarié.

L’identification, l’analyse et le classement des risques permettent de définir les actions de prévention les plus appropriées, couvrant les dimensions techniques, humaines et organisationnelles.

LE CONTENU DU DUERP

Les résultats de l’évaluation doivent être retranscrits dans un document unique. Le DUER doit comporter un inventaire des risques identifiés dans l’entreprise. La démarche d’évaluation est une démarche structurée selon les étapes suivantes :

  • Préparer l’évaluation des risques
  • Identifier les risques
  • Classer les risques
  • Proposer des actions de prévention

Les résultats de l’évaluation des risques doivent être retranscrits dans un document, afin de répondre à 3 exigences :

  • Cohérence : en regroupant sur un seul support, les données issues de l’analyse des risques auxquels les travailleurs sont exposés
  • Commodité : afin de réunir sur un même document les résultats des différentes analyses des risques réalisées, facilitant ainsi le suivi de la démarche de prévention des risques en entreprise
  • Traçabilité : un report systématique des résultats de l’évaluation des risques doit être effectué, afin que l’ensemble des éléments analysés figure sur un support papier ou informatique

Les 9 principes généraux qui régissent l’organisation de la prévention sont :

Eviter les risques, c’est-à-dire supprimer le danger ou l’exposition au danger

Evaluer les risques, c’est-à-dire apprécier l’exposition au danger et l’importance du risque afin de prioriser les actions de prévention à mener

Combattre les risques à la source, c’est-à-dire intégrer la prévention le plus en amont possible, notamment dès la conception des lieux de travail, des équipements ou des modes opératoires

Adapter le travail à l’homme, en tenant compte des différences individuelles, dans le but de réduire les effets du travail sur la santé

Tenir compte de l’évolution de la technique, c’est-à-dire adapter la prévention aux évolutions techniques et organisationnelles

Remplacer ce qui est dangereux par ce qui l’est moins, c’est-à-dire éviter l’utilisation de procédés ou de produits dangereux lorsqu’un même résultat peut être obtenu avec une méthode présentant des dangers moindres

Planifier la prévention en intégrant technique, organisation et conditions de travail, relations sociales et environnement

Donner la priorité aux mesures de protection collective et n’utiliser les équipements de protection individuelle qu’en complément des protections collectives si elles se révèlent insuffisantes

Donner la priorité aux mesures de protection collective et n’utiliser les équipements de protection individuelle qu’en complément des protections collectives si elles se révèlent insuffisantesDonner les instructions appropriées aux salariés, c’est-à-dire former et informer les salariés afin qu’ils connaissent les risques et les mesures de prévention

L’employeur doit annexer au DUER les données collectives utiles à l’exposition des salariés aux facteurs de pénibilité.

Il doit également indiquer la proportion de salariés exposés à ces facteurs au-delà des seuils qui ont été définis. Ces données peuvent être recueillies à partir de l’identification des “métiers” figurant dans un accord collectif de branche étendu ou sur un référentiel professionnel de branche.

Lorsqu’un salarié est exposé à des facteurs de risques professionnels au-delà de certains seuils, l’employeur doit établir une déclaration. Le salarié bénéficie alors d’un compte professionnel de prévention (C2P).

Le DUER est tenu à la disposition :

  • Des salariés
  • Des membres du CSE
  • Du médecin du travail
  • Des agents de l’inspection du travail
  • Des agents des services de prévention de la Carsat

L’employeur est tenu d’afficher, sur le panneau d’information aux salariés, les modalités de consultation de ce document.

MISE A JOUR DU DUER

Le document unique d’évaluation des risques doit être mis à jour dans les cas suivants :

  • Au moins 1 fois par an
  • Lors de toute décision d’aménagement modifiant les conditions de travail ou impactant la santé ou la sécurité des salariés (utilisation d’un nouveau produit chimique dangereux par exemple)
  • Lorsqu’une information supplémentaire intéressant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie (par exemple, apparition de maladies professionnelles, pandémie due à la Covid-19)

L’absence de formalisation des résultats de l’évaluation des risques dans le DUER est passible d’une amende.

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AFFICHAGE OBLIGATOIRE – jusqu’à 37 500 € d’amende et un an d’emprisonnement

La loi vous impose de porter à la connaissance des salariés, certains documents d’information, sous peine de sanctions pénales.

Avec un panneau tout en un, vous serez en conformité avec la législation et éviterez ainsi toutes sanctions.

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REGISTRE SPECIAL DU REPOS HEBDOMADAIRE

Lorsque le repos hebdomadaire n’est pas donné toute la journée du dimanche, un registre mentionne le nom des salariés soumis à ce régime particulier de repos. Il précise le jour de repos hebdomadaire de chaque salarié. Ce registre est tenu à jour lors du changement du repos hebdomadaire.

Le registre spécial est tenu à la disposition de l’inspection du travail qui le vise au cours de sa visite. Il est communiqué aux salariés qui en font la demande.

L’article R.3172-1 prévoit que dans les entreprises et établissements dont tous les salariés sans exception ne bénéficient pas du repos hebdomadaire toute la journée du dimanche, l’employeur communique, par tout moyen, aux salariés les jours et heures de repos collectif attribués à tout ou partie d’entre eux :


1° Soit un autre jour que le dimanche ;
2° Soit du dimanche midi au lundi midi ;
3° Soit le dimanche après-midi sous réserve du repos compensateur ;
4° Soit suivant tout autre mode exceptionnel permis par la loi.


L’employeur communique, au préalable, à l’agent de contrôle de l’inspection du travail, cette information et les modalités de la communication aux salariés qu’il envisage de mettre en œuvre.

Et l’article 3172-2 prévoit que dans les entreprises et établissements qui n’accordent pas le repos hebdomadaire selon l’une des modalités prévues à l’article R.3172-1, un registre spécial mentionne les noms des salariés soumis à un régime particulier de repos et indique ce régime. Pour chaque salarié, le registre précise le jour et les fractions de journées choisies pour le repos.

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